Как запустить генерацию идей в вашей компании — опыт PR Partner (Москва) (0+)

— После перезапуска ящика идей мы за неделю получили пять(!) идей. Хороших идей! — Дмитрий Турусин, маркетинг-машина PR Partner (г. Москва)

Что такое «ящик идей»

— Ящик идей — инструмент, позволяющий вашим сотрудникам официально делать предложения по улучшению своей работы или работы всей компании. Чаще — за некий бонус.

Если мы вспомним японский подход Кайдзен, в нем каждый сотрудник компании отвечает за постоянные улучшения своей работы (повышение эффективности, удобства и скорости). Подход отталкивается от того, что многих возможностей для улучшений руководство может не заметить. В конце концов, во многом работник завода гораздо лучше понимает, как ему повысить собственную эффективность, чем, скажем, директор по развитию, который на заводе в лучшем случае бывает раз в несколько месяцев.

Конечно, слепо надеяться на то, что ваши сотрудники сами все улучшат, нельзя, тем более, что в России «инициатива наказуема». К счастью, это вовсе не значит, что ваша команда не сможет найти наиболее простое и эффективное решение, особенно если воплощением этого решения в жизнь им не придется заниматься самим. Как раз в такой момент на помощь приходит ящик идей. В традиционном смысле это действительно ящик, в который собираются записки с идеями. Идеи позже разбираются и самые удачные из них воплощаются в жизнь. В разных компаниях этот инструмент принимает самые разные формы. Где-то это коробка, где-то — почтовый ящик, а в компании Enter и вовсе создана электронная система Imago, собирающая идеи в режиме онлайн. Главное — для сбора идей должны быть все условия.

Как создать условия

Для того, чтобы ящик работал максимально эффективно (да и вообще работал), в него должно хотеться помещать идеи, и очень важно, чтобы он был на видном месте (а не как в книге Дугласа Адамса «на дне запертого шкафа с бумагами, который стоял в неработающем туалете, на двери которого висела табличка «Осторожно, леопард!»).

В начале запуска нашего ящика в PR Partner мы допустили другую ошибку: ящик был настолько hand-made, что к нему было сложно относиться серьезно. 

Как ящик идей работал изначально: 
1) Сотрудник предлагает идею, помещая анкету в ящик 
2) Руководство на еженедельном собрании отбирает полезное и интересное и дает добро на реализацию 
3) Сотрудник реализует идею 
4) Сотрудник получает день отгула 

Предложение получилось вкусное, но какое-то туманное, зыбкое. Не хватало конкретики. Сотрудники жаловались: «У меня нет времени реализовывать предложенное, пусть этим займется кто-нибудь другой!». Возник вопрос: как в таком случае делить приз? По полдня отгула каждому?.. 

Новый ящик идей пришел на волне многочисленных изменений в жизни нашего офиса. Наши практики поменялись этажами, сделали перестановку, повесили награды в переговорную комнату. В это же время мы заказали и новый красный почтовый ящик!

Достаточно быстро мы определились, куда его повесить (конечно же, на видное место!), но вопрос о наградах остался неразрешенным. 

Обещать конкретные призы за идеи сложно: кто-то предложит заменить ершик в туалете, а кто-то подскажет идею, как агентству сэкономить полмиллиона. Не награждать ведь обоих креативщиков одинаково (давайте еще, как в анекдоте, подарим за идею, принесшую компании миллион, благодарственную грамоту!). 

Пришлось сесть и призадуматься, как мы можем «зажечь» себя так, чтобы каждую неделю генерировать идеи. Хорошие идеи. Очень хорошие идеи! После некоторых раздумий и обсуждений в концепции ящика появились направления идей, четыре фильтра полезности и балловая система. 

Направление идей: «не фигню ли я предлагаю?»

Когда тебе в голову приходит идея, она необязательно хороша и практически полезна. Более того, чаще мы даже не знаем, как реагировать на просьбу предложить идею. Какие идеи нужны? Чтобы компании стало лучше? Ок. А откуда я знаю, как?! 

Около ящика теперь висит список типов идей, которые мы ищем. Это идеи: 
1) Повышающие наши доходы 
2) Снижающие наши расходы 
3) Повышающие нашу клиенториентированность 
4) Упрощающие нашу работу 

Так, например, была придумана идея — поставить принтер с черновиками, и это существенно снизило расходы на бумагу (и расход самой бумаги — плюсик в карму за экологичность). А по четвертому пункту вообще можно много чего придумать!
Благодаря предварительной оценке, каждый, кто предлагает идею, думает в правильном направлении. 

Фильтруем идеи 

Каждая идея, как бы красиво она ни звучала, проходит четыре фильтра оценки ее «работоспособности». Фильтры находятся там же, у ящика, у всех на виду: никаких секретов я от коллег не держу. Каждый фильтр определяет, насколько велика будет польза от предложенного. 

Фильтры оценки идеи: 
- дорого-бесплатно? 
- сложно-просто? 
- долго-быстро? 
- полезно-бесполезно? 

В зависимости от ответов, идея может получить шанс на жизнь или отправиться в архив с пометкой «да ну ее». 

Баллы: новая система оценки 

Решение проблемы с награждением пришло внезапно: что, если пообещать один, но очень хороший приз, тому, кто придумает и реализует больше всего полезных идей (наберет больше всего баллов)? 

Балловая система решает сразу несколько вопросов, в их числе: 
- Возможность классификации идей по их «качеству» 
- Учет количества предложенных идей и отсутствие «потолка» 
- Снижение временных затрат на заказ призов 

Укрупненно мы выделили три вида идей: 
1. Хорошая идея (2 балла) — идея, которая нам нравится, ее хочется реализовать, но эффект не столь значим 
2. Супер-идея (6 баллов) — идея, которая приносит ощутимую пользу (вроде принтера с черновиками) 
3. Идея на миллион (15 баллов) — идея, которая приносит действительно значительные результаты (в частности, финансовые)

Остался последний вопрос: как учесть желание работать «в командах» (например, я придумал идею, но не готов ее реализовывать). Решение пришло само: награждать обоих! Баллы делятся поровну, и по итогам квартала награждаются два сотрудника. Возможно, они работают в паре: один придумывает, второй реализует (или реализуют оба). 

Анкета и инструкции: не заставляйте меня думать! 

Если вы хотите добиться определенного действия — неважно от кого, партнера, Клиента или сотрудника, вы должны максимально упростить для него эту задачу. Минимизировать число кликов, оставить максимально количество возможных способов связи, подсунуть под нос анкету, 
Анкета должна быть не просто скучным листом А4 — вы обязательно должны напомнить вашим будущим креаторам, о чем они пишут. Наша текущая анкета выглядит так: 

Анкеты обязательно положите на видное место рядом с ящиком. Ящик постоянно будет напоминать о необходимости предлагать идеи, и лучше, если в такие моменты анкета будет под рукой. 

И не забудьте об электронной версии анкет: мало кто сейчас любит писать от руки.  

Что в итоге?

Чтобы создать ящик идей, вам потребуется: 

1) Ящик идей — коробка, почтовый ящик или что-то виртуальное (или большая кастрюля с надписью «котелок идей») 
2) Сотрудники с идеями, которых вы замотивируете «вкусным» призом 
3) Поддержка руководства: все должно быть официально. И, что очень важно, обещания нужно выполнять! 
4) Максимально подробное и понятное руководство по пользованию ящиком.

Смело берите за основу наш опыт — за первую же неделю мы получили пять идей. Учитывая то, что информацию про призы мы вывесили только под конец третьего дня — прекрасный результат!