О том, как научиться с ним работать, все успевать самому и контролировать сотрудников, Михаил Анненков, дивизиональный директор холдинга RNTI-media group
Синие и красные
— Нет ничего менее конструктивного, чем стресс на работе. Когда накапливается куча дел, ты их никак не успеваешь разгрести, а утром просыпаешься уже в панике и с мыслью: как же все успеть? В таком состоянии нормально работать невозможно.
Я исключением не был и тоже жил в рабочем стрессе до тех пор, пока не решился сказать ему «стоп». Изучил множество материалов по тайм-менеджменту и не выбрал для себя ни одного варианта. Зато загорелся идеей создать свою собственную программу, которая бы структурировала именно мою работу, сделала ее максимально логичной, помогла сэкономить время и силы.
В холжинге надо мной смеются: "Анненков все время в кубики играет"
Мудрствовать не стал, пошел «ленивым» путем: взял известный всем лист Еxcel и сконструировал в нем тайм-план. Все элементарно: сверху по горизонтали расположил даты и дни недели, а слева по вертикали — запланированные дела. Дальше осталось только расставить кубики в те ячейки с датами, когда каждое конкретное дело должно быть выполнено.
Вначале все кубики крашу в красный цвет — это то, что еще предстоит сделать. А по мере исполнения перекрашиваю их в синий. Для большей наглядности выходные выделил желтым — чтобы ничего не назначить по ошибке на эти дни.
Главная задача — каждый день следить, чтобы слева от сегодняшней даты были только синие кубики, а справа — только красные.
Под девизом Скарлетт
Главный плюс тайм-плана — он дает возможность заниматься исключительно теми делами, которые актуальны сегодня, и не париться об остальных. Как в знаменитой фразе Скарлетт О’Хара: «Я подумаю об этом завтра».
Сейчас я все успеваю, заканчиваю работу вовремя, довольный ухожу домой. И весь мой прошедший день закрашен в тайм-плане синим цветом.
Я всегда говорю сотрудникам: работать допоздна — хорошо, но!.. это в первую очередь говорит о том, что дома тебя никто не ждет. А если дома никто не ждет, значит, есть проблемы — значит, наоборот, надо уходить с работы еще раньше. С тайм-планом больше шансов успеть в жизни все.
Чтобы план работал
Есть несколько принципиальных условий, без которых тайм-план работать не будет:
1. На столе не должно быть других носителей планингов: ни ежедневников, ни стикеров. Почему некоторые вопросы остаются нерешенными? Потому что о них просто забывают: страница в ежедневнике перелистнулась, стикер слетел... А в тайм-плане ни одно дело не затеряется.
2. Он должен быть первым документом, который открываешь утром — лучше добавить его в автозагрузку. Заглянув в планы на день, можно оставить ровно столько кубиков, сколько дел реально успеешь завершить. Остальные, если таковые найдутся, придется перекинуть на другие дни.
3. Все личные дела, которые необходимо сделать днем, тоже должны быть занесены в тайм-план. Тогда он станет частичкой вашего «Я».
4. В течение дня тайм-план всегда должен быть открыт на рабочем столе. В холдинге смеются: «Анненков все время в кубики играет». На самом деле в открытом тайм-плане красный цвет постоянно мозолит глаза, и ты волей-неволей стараешься его перекрасить.
Кубики — как кегли
Мало научиться самому работать по тайм-плану, надо научить им пользоваться и всех своих подчиненных. Это лучший и оперативный способ контроля.
Отличная аналогия с ним описана в книге «Одноминутный менеджер»: однажды ее герой задумался, почему сотрудники после работы так увлечены, к примеру, играя в боулинг, и что мешает им также радоваться на работе? Просто на работе они не знают, где расположены кегли...
Многие руководители расставляют цели, не показывая их подчиненным. В итоге работники бросают шар словно сквозь ширму, не понимая, попали они или нет. Более продвинутые боссы хотя бы называют результат или направляют: кидай левее-правее. Но самые лучшие топ-менеджеры — это те, кто убирают ширму и показывают: вот твои кегли.
В нашем случае кегли — это как раз те самые кубики в тайм-плане. И каждое утро люди видят, сколько они должны «выбить» за день. Если до вечера что-то выбить не удалось, кубик переносится дальше до тех пор, пока не будет выкрашен в синий.
«Аська» может быть полезна
Руководителю должны быть доступны тайм-планы всех его сотрудников. Сразу видно, у кого завал красных кубиков, а у кого все в балансе. И тогда потребность в глупых вопросах: что ты делал весь месяц или когда ты наконец это сделаешь — просто отпадает, все есть в тайм-плане. Экономия времени и отличный контроль!
Попутчица тайм-плана — «аська», на работе она может быть не только вредна, но и полезна. С утра проверил важные тайм-планы сотрудников, и все вопросы с предложениями — по «аське», людей не нужно дергать. Они ответят, когда будет удобно, не отвлекаясь от текущих дел. Это одноминутные целеустановки. «Аська» хранит историю и очень сложно возразить: «Ты мне не говорил». Кроме того, когда негодуешь, она помогает снять эмоции и оформить свои мысли более лаконично, взвесив каждое слово, и исключить двусмысленность. Понятно, что «аська» не заменит живое общение, но она дополнит его.
Скажете, все давно изобретено? Да, я не спорю, существует уйма программ по тайм-менеджменту. Но, как правило, все они наполнены кучей меню и функций, которыми никто никогда не пользуется. Мне нравится, когда все просто и вовремя. Жить надо здесь и сейчас. А об остальном я подумаю завтра.
