Хаос в квадрате
— «Сейчас установим 1С, и программа будет работать за меня и того парня!» — это заблуждение я слышу часто, поэтому не спешите очаровываться «цифрой». При обращении к нам для запуска проекта автоматизации мы начинаем работу с другого важного этапа — оптимизации бизнеса. Не все осознают эту необходимость, но именно она помогает структурировать и описать целевое состояние процессов информационной системы. Не «как есть», а «как должно быть», потому что автоматизированный хаос — это хаос в квадрате. Только оптимизированный и налаженный учёт можно сделать более быстрым, удобным, сокращая количество рутинных операций.
Подход «снизу вверх»
Процесс оптимизации на предприятии специалисты компании «Бизнес-Аналитику» запускают, только изучив все нюансы и этапы бизнес-процессов. Безусловно, существуют определенные симптомы, говорящие о том, что в компании назрели изменения в устоявшихся процессах:
- Общая сложность и запутанность процессов. Часто нам говорят: «Мы так работаем, сделайте, как мы хотим». При аудите мы понимаем, что цепочка выполнения задач запутана, а на принятие решений тратится слишком много времени.
- Лишние действия. Как понять, насколько полезен тот или иной шаг? Действительно ли это действие необходимо, можно ли без него обойтись?
- Неэффективные шаги. Однажды на встрече наблюдала удивительную картину: клиент распечатывал из 1С данные, а потом вручную вводил их в другую учётную систему. Как считаете, стоит ли такие процессы оставлять или устранять их?
- Отсутствие чёткого разграничения сфер ответственности на разных уровнях. Эту типичную проблему мы видим на стыках подразделений или у отдельных сотрудников, когда нет единой оперативной сводки. Например, у менеджера отсутствуют данные по остаткам на складах, ему приходится прервать разговор с клиентом и отправиться в другой отдел и узнать остатки, а затем перезвонить клиенту.
- Отсутствует контроль ключевых операций. Даже если руководителя устраивает результат, ему важны показатели хода самих процессов. Это помогает грамотно выстроить мотивацию для отделов и их сотрудников.
- Избыточный контроль — другая крайность. Оптимальным решением бы стало введение этой функции внутри самого процесса. Например, отдел продаж передаёт информацию в отдел снабжения, тот в свою очередь выполняет функцию контролёра, передавая сведения по цепочке в отдел логистики.
- Ручное управление — ещё один момент, нуждающийся в настройке. Часто в крупных компаниях информация проходит через бюрократическое колесо, которое тормозит основной процесс. Решением может стать, например, проведение сложных сделок через вертикаль оргструктуры, а все основные процессы через горизонталь.
- Количество сотрудников выросло, но нет роста результатов работы. При первых появлениях такой симптоматики стоит задумываться о том, чтобы провести аудит и последующую оптимизацию.
Собственник должен понимать, что процессы нужно улучшать всегда. Время и технологии меняются, а вместе с ними и планы компании, цели, стратегия. Огромную роль играет вовлечённость руководителя, поэтому важно создавать рабочие группы и, конечно, не браться сразу за все параметры процессов, а идти по спирали, этап за этапом.
Оптимизация бизнес-процессов может вдохнуть в работу компании новые силы, снизить нагрузку на сотрудников и, как результат, улучшить ключевые показатели.
